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Support Administratif & Accueil
Mission
Le Support Administratif & Accueil aura pour mission d'assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs, tout en apportant un soutien administratif et opérationnel aux activités de la Direction Administrative et Financière.
Responsabilités
Support administratif général
- Réception, enregistrement, tri et diffusion des courriers entrants et sortants ainsi que les courriels
- Rédaction des comptes rendus, notes internes et courriers
- Tenue à jour des documents internes (contacts, annuaires, etc.)
- Appui ponctuel des équipes Comptabilité ou Finance sur des tâches administratives
- Classement, archivage et tenue des dossiers physiques et numériques
Support opérationnel
- Gestion de la réservation des salles de réunion pour la Direction Générale
- Préparation logistique des réunions (réservation de salle, matériel, etc.)
- Préparation des dossiers et documents nécessaires aux réunions
- Organisation des agendas, planification des rendez-vous et réunions
- Liaison entre les différents services et partenaires externes
- Gestion des commandes de fournitures de bureau
Gestion logistique et courante
- Tenue des tableaux de suivi à jour de registre des visiteurs
- Coordination administrative avec les prestataires si nécessaire (livreurs, maintenance…)
Appui à la gestion des dossiers juridiques spécifiques
- Appui au responsable juridique et opérationnel dans le suivi des dossiers (lettres, demandes, contrats, litiges, conformité, etc.)
- Organisation de documents juridiques spécifiques (archivage physique et numérique)
- Préparation des documents nécessaires aux consultations juridiques (synthèses, tableaux de suivi)
- Saisie et mise à jour des informations dans les tableaux de suivis
- Surveillance des échéances et des reconduites de contrats, et alerte au responsable pour toute décision ou action requise
- Relais entre le service juridique et les autres départements
- Rédaction de courriers ou documents juridiques simples (relances, accusés de réception)
Gestion de l'accueil
- Accueil physique des visiteurs et orientation vers les interlocuteurs appropriés
- Gestion du standard téléphonique : réception des appels, orientation vers les bons services, prises de messages et transmission
- Veille de la bonne tenue de l'espace d'accueil
Prérequis
- Bac +2 en Gestion, Administration ou domaines similaires
- Une expérience préalable dans un poste d'assistanat ou dans un métier administratif est souhaitée
- Bonne capacité de rédaction et de mise en forme de documents administratifs
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, etc.
- Bonne méthode de classement et d'archivage de documents
- Capacité à gérer des tâches multiples ou plusieurs dossiers
- Gestion de planning
- Prise de messages précis et transmission dans les délais
- Aisance relationnelle et courtoisie
- Connaissance de base en comptabilité
- Sens de la confidentialité, capacité de synthèse, respectueux(se) du délai
Support Administratif & Accueil
Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs, tout en apportant un soutien administratif et opérationnel aux activités de la Direction Administrative et Financière.
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